Workflow: Základní kámen procesního řízení
Procesní přístup je základem úspěšně řízeného podniku. Každodenní agendy, jako je vystavování objednávek, sledování výdajů nebo vyřizování žádostí i reklamací lze díky vhodně nastaveným procesům dělat efektivně a spolehlivě.
Tip: Společně s vhodným systémem pro správu a řízení dokumentů budou vaše procesy ještě efektivnější. Usnadní vám práci a pomohou dosahovat stanovených cílů snadněji a bez zbytečných byrokratických překážek.
Není řízení jako řízení
Existují dva základní přístupy k řízení - funkční řízení, které je založeno na dělbě práce, a procesní řízení, které spočívá v integrování různorodých aktivit do ucelených procesů. Podívejme se na ně podrobněji:
Funkční řízení
Prostřednictvím dělby práce se v tomto přístupu směřuje ke zvýšení produktivity - vzpomeňte třeba na Marxe. Usnadňuje zavedení hromadné výroby a zakládá se na specializaci. Pro jeho uplatňování je důležitá hierarchická organizační struktura. Z důvodu odděleného provádění jednotlivých aktivit je také nutné mít určitý počet kontrolních a koordinačních míst.
Funkční řízení si asi dovedete snadno představit. To procesní je však už o něco zajímavější.
Procesní řízení
Nastupuje tam, kde jsou příčinou nedostatků špatně probíhající procesy. Jaká má využití?
Nejprve si definujeme hlavní procesy, které v podniku probíhají (to jsou procesy, které naplňují cíle podniku a kterými je vytvářena přidaná hodnota).
Identifikujeme také vedlejší procesy (typicky jsou to procesy, které uspokojují potřeby interních zákazníků) a podpůrné procesy.
Eliminujeme zbytečné procesy (nevytvářejí přidanou hodnotu, jsou duplicitní, apod.).
Doplníme chybějící aktivity nebo zavedeme inovace, které zlepší efektivitu dosavadních aktivit.
Pro procesní řízení je klíčové workflow. Co to vlastně je?
Workflow je vlastně schéma provádění nějaké komplexnější činnosti. Toto schéma je rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby. Workflow obvykle popisuje technologii řízení podniků, projektů, či zpracování dokumentů.
Workflow lze však chápat také jako automatizaci daného podnikového procesu nebo alespoň nějaké jeho části. Workflow tak popisuje, jak jsou dokumenty, úkoly nebo informace předávány od jednoho účastníka procesu k dalšímu. Pro hladký průběh takového workflow je nastavena sada procedurálních pravidel. Ta jsou stanovena tak, aby workflow co nejlépe přispíval ke splnění podnikových cílů.
Co si představit pod podnikovým procesem? Může vypadat například takto:
Přijetí objednávky.
Schválení objednávky obchodním oddělením.
Vytvoření a schválení faktury.
Ověření platby.
Dodání objednaného výrobku či služby.
Pro mnohé kroky je potřeba připravit, používat a archivovat dokumentaci nejrůznějšího typu. A právě zde je možnost zefektivnit fungování organizace díky nasazení moderního, uživatelsky přívětivého a bezpečného online řešení jako je Dokumentace.online.
Co je to Workflow Management Software?
Workflow management software je zpravidla počítačový systém, který zajišťuje automatizaci workflow. Takový systém tedy definuje, vytváří a řídí průběh procesu. Po definici procesu systém s účastníky workflow komunikuje - a pokud je to potřeba, spustí nějakou další aplikaci.
Systém tedy pokrývá všechny tři fáze procesu: přípravnou, realizační i vyhodnocovací (při té je monitorován a vyhodnocen reálný průběh procesu).
V každé fázi procesu můžete využít předpřipravené a nebo snadno sestavitelné dokumenty. A to jak při definici a nastavování samotného procesu, tak pro jednotlivé aktivity, které v daném procesu probíhají. Pro zautomatizování workflow je systém Dokumentace.online zkrátka nedocenitelný.