Vnitropodnikové směrnice: Proč jsou důležité? Jak by měly vypadat? A jak si jejich správu zjednodušit?
Směrnice - slovo, které ve vás může vyvolat paniky. Hromady papírů, nutných podpisů a tolik prostoru pro chyby, které vám auditor jen tak neodpustí... Zjistěte, proč jsou důležité, jak by měly správně vypadat a jak si jejich tvorbu i správu maximálně zjednodušit. A už pro vás nebudou noční můrou!
Směrnice a zákon
Pokud považujete směrnice za zbytečnost, jsou některé, kterým se zkrátka vyhýbat nemůžete, pokud se nechcete potýkat se zákonem. Mezi směrnice povinné ze zákona patří například:
základní vymezení účetnictví: nastavení systému vedení účetnictví a účtový rozvrh
organizační pravidla: nastavení kompetencí a podpisových vzorů, oběh účetních dokladů, harmonogram účetní závěrky, inventarizace a archivace účetních dokladů
specifika účtování: dlouhodobý majetek, odpisový plán, zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů, kurzové rozdíly, cizí měny, zásoby, inventarizační rozdíly, opravné položky, pracovní cesty a poskytování cestovních náhrad, pracovněprávní záležitosti, pokladna, deriváty, rezervy, odložená daň, ...
Proč jsou kvalitně sestavené směrnice důležité?
Zabraňují nedorozuměním a nejasnostem a ujasňují odpovědnosti jednotlivých pracovníků.
Zajišťují dodržování stejných postupů v jednotlivých činnostech, kontinuitu vedení účetnictví, přehlednost a zejména vzájemnou zastupitelnost pracovníků.
Usnadňují práci při externím auditu či kontrole finančního úřadu.
Každá organizace k vytvoření směrnic přistupovat různě, neboť jiné směrnice bude potřebovat OSVČ, jiné rodinná firma o třech zaměstnancích a jiné zase velká akciová společnost.
Hodí se vědět: U větších nebo specializovaným společností se uplatňují normy ISO (normy Mezinárodní organizace pro normalizaci) - přečtěte si o tom, proč mít například ISO 9001.
Zásady při tvorbě směrnic
Směrnice mají především usnadňovat práci a určit jednoznačné postupy. Směrnice by samozřejmě měly vycházet z aktuálně platného znění zákona, ale navíc by také měly být:
stručné a přehledné
srozumitelné
jednoznačné
Přehlednost, srozumitelnost a jednoznačnost směrnic vám v budoucnu usnadní jejich aktualizaci.
A jak mají směrnice vypadat?
Přestože je v případě směrnic důležitý především obsah, na formu se také zapomínat nesmí. Kromě toho, že by měly být směrnice přehledné a stručné, by měly být také elektronické. V elektronické podobě se směrnice snadněji dostanou ke všem zaměstnancům a v budoucnu vám usnadní aktualizace či jiné změny.
Jak by měla dle zvyklostí vypadat struktura směrnic?
záhlaví
identifikační údaje
název směrnice
obsah směrnice
odkaz na příslušné předpisy
stručný výtah zákona
koho se směrnice týká
zápatí
účinnost
datum a místo vydání
kdo směrnici schválil (většinou statutární orgán)
počet stran a číslo stránky
Tvorbu i správu vnitropodnikových směrnic vám usnadní Dokumentace.Online. Na jednom místě můžete snadno spravovat všechny firemní dokumenty, vytvářet si vlastní šablony dokumentů, podepisovat i schvalovat dokumenty či řídit jejich oběh. Software Dokumentace.Online vám ušetří desítky hodin administrativy, sníží chybovost v dokumentech a zbaví vás nekonečných hromad papírů. Vyzkoušejte ho na měsíc zdarma a objevte všechny funkce Dokumentace.Online.