Správa spisové služby: Jde to i jednoduše

Spisová služba neboli práce s úředními dokumenty je ošetřena zákonem a ať už máte na starosti spisovou službu na obci, škole či příspěvkové organizaci, víte, že za ní stojí hodně administrativy. A ta ne každého baví. Jak si správu spisové služby a celkově práci s dokumenty usnadnit?

Co jsou úřední dokumenty a proč je nutné je řádně spravovat a uchovávat?

Úřední dokumenty jsou dokumenty zakládající úřední jednání, nebo odpovídají na příchozí již založené úřední jednání jiné organizace. Jedná se tedy o jakoukoliv příchozí a odchozí poštu organizace, která má vazbu na úřední jednání.

Úřední dokumenty jsou vlastněny státem a jejich správu upravuje zákon o archivnictví a spisové službě. Úřední dokumenty se uchovávají v organizacích dobu nezbytně nutnou a poté se trvale uchovávají v oblastním archivu, nebo likvidují.

Co obnáší správa spisové služby?

• Výběr vedoucího: Určení odpovědné osoby.
• Příprava spisového a skartačního řádu: Určení postupů nakládání s úředními dokumenty. Např. co se s jakým dokumentem stane po uplynutí určité doby.
• Vedení spisové služby:
• příjem papírové a digitální pošty
• evidence pošty
• rozřazování pošty zpracovatelům přímé zpracování dokumentů
• vyřizování dokumentů a spisů
• uzavírání dokumentů a spisů
• ukládání dokumentů a spisů do spisovny
• Skartační řízení: Ideálně jednou ročně probíhá proces, při kterém si vedoucí spisové služby připraví k předání oblastnímu archivu dokumenty, kterým uběhla skartační lhůta.

Jak vést spisovou službu přehledně a jednoduše?

Spisovou službu je dle zákona možné vést v papírovém podacím deníku nebo elektronicky. V praxi, kdy velká část komunikace probíhá elektronicky, však podací deník selhává.

Dokumentace.online vám vyřeší práci s dokumenty na úrovni celé firmy jednou pro vždy. Jedná se o komplexní nástroj, se kterým budete mít dokonalý přehled o vašich dokumentech, jejich oběhu i historii.

Smlouvy, BOZP, zadávací dokumentaci nebo úřední dokumenty budete mít díky řadě praktických funkcí konečně pod kontrolou díky řadě praktických funkcí, které oceníte nejen při správě spisové služby:

• snadné vytváření nových dokumentů dle předpřipravených vzorů

• vytváření vlastních vzorů dokumentů

• sledování oběhu dokumentů a jejich historie

• zabezpečení citlivých dokumentů

• práce s elektronickými podpisy

• jednoduchý schvalovací proces dokumentů

• snadné nastavení skartačního plánu

Kontaktujte nás a vyzkoušejte si služby Dokumentace.online na 3 měsíce zdarma! Se zaškolením a zavedením systému vám rádi pomůžeme. Dejte konečně sbohem zbytečné administrativě.