Skartace a vše, co byste o ní měli vědět

24.01.2022

V žádné organizaci se nevyhnete práci s úředními dokumenty. Úřední dokumenty nejsou jen tak ledajaké dokumenty a vyžadují zvláštní zacházení. Práci s nimi ošetřuje zákon a je třeba je nejen řádně zpracovávat, ale následně také archivovat a skartovat. Co byste o skartaci určitě měli vědět?

Spisová služba

Spisová služba neboli práce s úředními dokumenty je ošetřena zákonem a ať už máte na starosti spisovou službu na obci, škole či příspěvkové organizaci, víte, že za ní stojí hodně administrativy. Zjistěte, jak si správu spisové služby usnadnit.

Součástí vedení spisové služby je také skartační řízení, které ošetřuje likvidaci dokumentů, kterým vypršela skartační lhůta. Skartační řízení ale nemusí být nic složitého - v systému Dokumentace.online si pro skartační řízení snadno nastavíte libovolná pravidla, lhůty i povinnosti pro konkrétní role či pracovníky.

Skartační řízení v rámci spisové služby

  • Skartační řízení: Postup, při kterém se vyřazují dokumenty s uplynulou skartační lhůtou a při kterém se provádí výběr dokumentů k archivaci.

  • Skartační lhůta: Počet let, po které je dokument uložen ve spisovně. Po jejím uplynutí se dokument zařadí do skartačního řízení.

  • Nejčastěji používané skartační lhůty:

    • faktury, daňové doklady pro DPH, bankovní výpisy, přehledy pro zdravotní pojišťovny a ČSSZ: 10 let

    • pokladní doklady: 5 let

    • firemní korespondence, docházka: 3 roky

    • mzdové listy, Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP): 30 - 45 let

  • Skartační řád: Určuje skartační řízení a vyřazování písemností, jeho přílohu tvoří spisový a skartační plán.

  • Skartační plán: Seznam typů písemností roztříděných do skupin s vyznačenými spisovými znaky a lhůtami.

  • Skartační povolení: Povolení, na jehož základě je možné předat vyřazené dokumenty ke skartaci; vydává jej státní archiv pověřený v organizaci dohledem nad prováděním skartačního řízení.

  • Skartační protokol: Protokol o provedeném skartačním řízení; vyhotovuje jej příslušný archiv na základě skartačního řízení.

  • Skartační rejstřík: Seznam druhů a typů dokumentů s připojením jejich skartačních znaků a lhůt.

  • Skartační seznam: Seznam dokumentů ze spisovny rozdělených do skupin podle skartačních znaků A a S, který je součástí skartačního návrhu.

  • Skartační návrh: Písemný návrh na vyřazení dokumentů předložený spolu se seznamem těchto dokumentů příslušnému archivu k posouzení.

Proč je bezpečná skartace důležitá?

Kromě úředních dokumentů, jejichž archivaci a následnou skartaci ošetřuje zákon, budete nejspíš řešit také bezpečnou likvidaci dalších firemních dokumentů, které mohou například obsahovat citlivé osobní údaje. Bezpečná skartace je nezbytný proces, který zabrání zneužití dat třetími osobami, proto jej nepodceňujte.


Usnadněte si nejen skartační řízení, ale také veškerou práci s dokumenty na úrovni celé firmy! Systém dokumentace.online vám ušetří desítky hodin administrativy a vy se konečně můžete věnovat své skutečné práci. Zjistěte, co všechno Dokumentace.online umí.

Share