Příručka pro řízení dokumentace: Proč je důležitá a jak na ni?

22.05.2022

V každé organizaci je nutné mít v dokumentech přehled a pořádek. K tomu slouží pravidla pro řízení dokumentace. Co je to vlastně řízená dokumentace? A co by měla příručka pro řízení dokumentace obsahovat a jak ji vytvořit?

Co znamená "řízená dokumentace"?

Jedná se o soubor pravidel a postupů, které řídí procesy návrhů, tvorby, schvalování, evidování, stav a nakonec vyřazení dokumentů, které jsou vytvořeny na základě příručky jakosti a v souladu s normami kvality (například ISO 9001). V režimu řízené dokumentace musí být například směrnice, technologické či pracovní postupy, návody, zákony, normy, standardy či ISO dokumentace.

U všech dokumentů, podle kterých se řídí procesy, chování nebo rozhodování lidí, je nutné přesně znát jejich obsah, a pokud se v čase mění, tak i aktuální verzi či časovou platnost. Důvod je prostý - chceme minimalizovat nedorozumění a chybovost.

Zásady pro řízení dokumentů

  • Přezkoumání: Zjišťování potřebnosti dokumentu

  • Zpracování: Vytvoření dokumentu dle pravidel organizace (ta jsou definována v příručce jakosti)

  • Ověřování: Posouzení obsahu zpracovaného dokumentu

  • Schvalování

  • Distribuce (uvolnění) a rozdělování: Rozeslání schváleného dokumentu na konkrétní místa a konkrétním lidem

  • Používání: Proces užívání dokumentu

  • Změnové řízení: Aktualizace dokumentu

  • Stahování: Stažení neplatných dokumentů z oběhu

  • Archivace: Upravuje ji zákon č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.

  • Skartace: Upravuje ji zákon č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.

Příručka/směrnice pro řízení dokumentace

Aby byly ve vaší firmě všechny dokumenty pod kontrolou, je nutné mít stanovená přesná pravidla, postupy a odpovědné osoby za každý jednotlivý dokument. A k tomu slouží právě příručka (směrnice) pro řízení dokumentace. Co by měla obsahovat?

  1. Účel: Stručný popis obsahu dokumentu.

  2. Oblast platnosti: Konkrétní osoby či pracoviště, kterých se dokument týká.

  3. Použité zkratky a pojmy: Definice použitých pojmů a zkratek.

  4. Odpovědnosti a pravomoci: Tato část má většinou formu tabulky, do které se zanáší: typ dokumentu (např. směrnice, formuláře, odborné informace, pracovní instrukce, atp.), místo uložení a dobu archivace; následně také autor a osoby, které mají na starosti kontrolu, schvalování, distribuci, místo uložení, doba archivace. První řádek tabulky by tedy mohl mít například buňky: typ dokumentu, autor, kontroluje, schvaluje, distribuuje, místo uložení, doba archivace.

  5. Vlastní popis předmětu

  • Popis vzniku dokumentu

      • Vznik dokumentu: Popis vzniku jednotlivých dokumentů - např. kdo může podat požadavek na vznik, kdo jej posuzuje, podmínky vzniku (např. legislativa), kdo dokument zpracovává, atd.

      • Dokončení a kontrola dokumentu: Pravidla a procesy týkající se dokončení a kontroly - takový odstavec může znít například takto: Po vypracování dokumentu označí autor dokument stavem "dokončeno" = "2". Označení tímto atributem je signálem pro osobu pověřenou kontrolou dokumentu, že může provést odbornou kontrolu dokončeného dokumentu. Pokud shledá dokument za vyhovující, označí jej stavem "zkontrolováno" = "3". Pokud nalezne v dokumentu drobné nedostatky, opraví je. Pokud shledá dokument nevyhovujícím, a) provede opravy a označí jej stavem "zkontrolováno" = "3", b) označí jej atributem "rozpracováno" = "1" a na konec textu (popřípadě přímo do textu) vloží barevně odlišené připomínky k dokumentu a vrátí autorovi k přepracování. Pokud by došlo k názorové neshodě mezi autorem dokumentu a osobou pověřenou kontrolou, má rozhodné slovo vedoucí pracoviště, c) iniciuje připomínkové řízení (obvykle formou porady zainteresovaných pracovníků s okamžitým provedením úprav). Vyhovujícímu dokumentu je přiřazen stav "zkontrolováno" = "3".

      • Schválení a distribuce dokumentu: Kroky následující po kontrole dokumentu - správce dokumentace musí např. ověřit přítomnost požadovaných znaků. zkontrolovat identifikaci dokumentu, určit jeho platnost, intervaly revizi a požádat o schválení a následně dokument dostribuovat.

      • Identifikace řízeného dokumentu: Jak jsou řízené dokumenty identifikovány

      • Aktualizace: Řádná vs mimořádná aktualizace

      • Vyřazení dokumentu

      • Neřízená dokumentace

6. Související dokumenty

7. Obecná a závěrečná ustanovení

Jde to i snadněji?

Pokud se vám zdá, že je proces řízení dokumentace komplikovaný, máte pravdu. Ale nemusí to tak být. Věděli jste, že lze většinu výše uvedených procesů automatizovat? Vyzkoušejte systém Dokumentace.Online a zjistíte, že správa řízené dokumentace může být snadná, přehledná a především rychlá. Se zavedením Dokumentace.Online do vaší firmy vám rádi pomůžeme - stačí nás kontaktovat.



Share