Jak vytvořit vzor z vašeho stávajícího dokumentu?

23.05.2022

Nekonečné vyplňování stále těch stejných dokumentů zabírá spoustu času i energie. A navíc vytváří prostor pro chybovost. Co kdybyste konečně vyzkoušeli software pro komplexní správu a řízení firemní dokumentace, jednou si vytvořili vzor a pak už jen sledovali, jak se smlouvy vyplňují bezchybně samy? Zjistěte, jak na to!

Tip: Máte obavy, že bude zavádění softwaru příliš komplikované? Vyzkoušejte Dokumentaci.Online na měsíc zdarma a přečtěte si, jak probíhá zavádění systému Dokumentace.Online do firmy.

Vytváříme vzor ze stávajícího dokumentu:

  • Přihlaste se do svého účtu

  • V levé liště klikněte na "Správa vzorů"

  • Klikněte na "Vytvořit nový vzorový dokument"

  • Otevřete si vybraný dokument tak, jak jste zvyklí - např. ve Wordu, celý text zkopírujte, vraťte se do okna Dokumentace.Online a zkopírovaný text vložte.

  • Dokument pojmenujte.

Teď je čas na úpravy:

  • Může se stát, že se vám "rozhodí" formátování", proto si celý dokument projděte, vymažte přebytečné mezery, srovnejte si zarovnání textu tak, jak potřebujete a zkrátka dokument upravte tak, jak chcete, aby pokaždé vypadal.

  • Nyní je potřeba v dokumentu najít a připravit všechna pole, která se budou v jednotlivých verzích dokumentu měnit:

    • Do vybraného pole dokumentu klikněte a v pravém horním rohu vyberte z tabulky proměnných vhodnou proměnnou (na zvolené místo v dokumentu ji můžete také jednoduše přetáhnout myší). Pokud ji nenajdete, klikněte na "Nová proměnná" a vytvořte ji.

  • Pokud máte v dokumentu pole s datem, které ovlivňuje platnost dokumentu, klikněte v horní liště na tři tečky a následně na "Parametry". Následně zvolte "Platnost od", "Platnost do", atd. Díky těmto parametrům vám bude celý systém Dokumentace.Online hlídat platnost vašich dokumnentů.

    • Pole pro podpisy můžete zcela odstranit - v rámci systému Dokumentace.Online se vygeneruje celý podpisový list.

  • Až budete s dokumentem spokojeni, v pravo nahoře klikněte na "Uložit dokument".

Až budete tento vzor potřebovat použít:

  • V levém sloupci domovské stránky klikněte na "Dokumenty" a následně na "Vytvořit nový dokument".

  • Z rolovací nabídky vyberte vzor, který jste právě vytvořili a následně na "Pokračovat a vytvořit dokument".

  • Klikněte na pole, které jste si v předchozích krocích označili parametrem "Platnost od", v pravém sloupci klikněte na "Metadata", dopište datum a uložte.

  • Doplňte ostatní údaje přímo do dokumentu.

  • Klikněte na "Uložit a odejít".

  • A je to!


Se zavedením systému Dokumentace.Online vám rádi pomůžeme, stačí nás kontaktovat.

Share