Jak vytvořit přehledný zápis z porady?

11.03.2022

Zápisy z porad jsou často podceňovány, přestože z nich často vyplývají úkoly pro celý tým. Předcházejí komplikacím, nedorozuměním a dalším problémům spojeným s plněním úkolů. Zjistěte, jak by zápisy z porad měly vypadat, aby plnily svou funkci a usnadnily vám týmovou práci.

Z jakých porad se ne/dělají zápisy?

1. Operativní porada: Rychle řeší akutní problém, často je organizovaná velmi rychle a zápis z porady se proto často nedělá.

2. Manažerská porada: Jejím cílem je dojít k určitému rozhodnutí. Zápis z porady slouží jako zdroj informací o přijatých rozhodnutích.

3. Ředitelská porada: Hledá řešení konkrétního problému, určuje úkoly pro jednotlivé role v týmu, představuje výsledky apod. Zápis slouží jako opěrný bod pro další rozdělení úkolů.

4. Kontrolní porada: Odhaluje, zda jde ve firmě všechno podle plánu. V tomto případě zápis není nutný.

Co by měl zápis z porady obsahovat?

Zápis z porady by měl být stručný, jasný a pochopitelný i pro někoho, kdo se porady neúčastnil. Měl by mít jasnou strukturu a splňovat několik náležitostí:

  • záhlaví: název organizace

  • název dokumentu: zápis z porady, číslo zápisu

  • typ porady a datum konání

  • údaje o přítomných, omluvených, příp. hostech (buď výpis nebo přiložený prezentační list)

  • program/témata

  • jednotlivé body jednání

  • rozdělené úkoly a termíny zpracování

  • datum a místo vyhotovení zápisu

  • jméno zapisovatele

  • jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl

Jak zápisy z porad vylepšit?

Nadpisy a odrážky. Na poradách se hodně mluví a není jednoduché vše zaznamenat. Proto zkuste psát v odrážkách a hlavní body porady si označte nadpisem. Věcně a stručně.

Zaznamenávejte pouze ty body, které jsou ve své finální fázi, jako třeba: odsouhlasená rozhodnutí, úkoly pro konkrétního člena týmu, otázky, které je nutné vyřešit mimo poradu

Po skončení porady zápis ještě upravte. Odstraňte duplicitní poznámky, související body slučte dohromady, stejně jako konkrétní úkoly pro konkrétní členy týmu. Dejte textu přehlednou a příjemnou formu.

Nepsané pravidlo praví, že zápis by měl být do hodiny od skončení porady v e-mailových schránkách všech zúčastněných. Všichni mají poradu ještě v živé paměti, a tak si snadněji naplánují vyplývající úkoly.

Jakou formu zápisu z porady zvolit?

Můžete samozřejmě zvolit papír, celý zápis následně přepsat do počítače, dokument rozeslat a archivovat. Nebo si můžete ušetřit spoustu času a práce a psát ho rovnou v počítači. Jde to ještě efektivněji? Ano, jde!

Vyzkoušejte online systém pro tvorbu, správu a řízení firemní dokumentace, se kterým budete mít vše přehledně na jednom místě a nejen zápisy z porad zde vytvoříte snadno a rychle. Šablony a vzory dokumentů, automatické doplňování a rozesílání dokumentů či online podpisy vám ušetří desítky hodin administrativy ročně. Zjistěte, jaké všechny funkce má systém Dokumentace.Online, nebo nás kontaktujte a my vám představíme, jak může Dokumentace.Online usnadnit práci právě vám.

Share