Jak probíhá zavádění systému Dokumentace.Online?
Chcete své firmě snížit administrativní nálož? Chcete snížit chybovost dokumentů, automatizovat jejich oběh a mít nad nimi maximální kontrolu? Přemýšlíte o zavedení softwaru pro online správu firemních dokumentů, ale neumíte si představit, jak to vlastně probíhá? Není to tak složité, jak byste čekali. A jako odměnu budete mít ve firemní dokumentaci konečně pořádek!
Zavádění systému Dokumentace.Online do firmy:
Nejprve je potřeba provést audit stávající firemní dokumentace a určit ty, které mají být použity i nadále. Možná se vám do toho nebude chtít, ale výsledek stojí za to.
Následně je potřeba vydefinovat oběhové cykly dokumentů. Určit, jakým způsobem se jednotlivé dokumenty ve firmě chovají, co je s nimi potřeba udělat, než začnou platit. Kdo je musí schválit, kdo podepsat, kdo za ně zodpovídá?
Je také důležité definovat životní cykly jednotlivých dokumentů: Jak dlouho platí? Jak dlouho musí být následně archivovány? Jak probíhá jejich skartace? Přečtěte si více o skartaci firemní dokumentace.
Do systému se poté importují všechny dokumenty, které mají sloužit jako vzorové. Následně jsou převedeny na vzory tím, že variabilní části textů se nahradí proměnnými. Stále se opakující částí se přetvoří do šablon.
V systému se vytvoří vzory oběhu dokumentů a vzory životních cyklů dokumentů na základě toho, jak byly v předchozích krocích definovány.
Vzory dokumentů se propojí s oběhovými a životními cykly.
Vytvoří se aktuální verze dokumentů ze vzorů a nechají se projít kompletními oběhovými cykly tak, aby se dostaly do stavu platnosti.
Předchozí verze dokumentů v podobě PDF čí Microsoft Word se z důvodů archivace nahrají do datového úložiště a přiřadí se jím životní cyklus tak, aby správně předcházely nově vzniklým dokumentům.
A je to! Vaše dokumentace je přehledná, její tvorba a správa maximálně automatizovaná a vy budete vždy připraveni na jakýkoliv audit.
Vyzkoušejte systém Dokumentace.Online na 30 dní zdarma a přesvědčte se sami, kolik práce a času vám ušetří. Myslíte si, že byste se zavedením systému potřebovali pomoct? Nebo máte jiné dotazy? Stačí nás kontaktovat!