BOZP: Jaké dokumenty musíte mít a jak se z jejich správy nezbláznit?
Jakmile zaměstnáte prvního člověka, je třeba mít řádně zpracovanou BOZP dokumentaci. Zjistěte, jaké všechny dokumenty je potřeba mít a jak je snadno spravovat bez zdlouhavého papírování.
Co je dokumentace BOZP?
Jedná se o soubor všech opatření ze strany zaměstnavatele pro zajištění bezpečného pracovního prostředí, vnitřních předpisů, směrnic a nařízení. Mohou mít technologickou, technickou, právní, organizační či administrativní povahu. Soubor těchto opatření se obecně nazývá prevence rizik.
Hodí se vědět: Žádné dvě organizace nejsou stejné, proto je třeba dokumentaci BOZP zpracovat vždy na míru. Všeobecně platí, že čím více pracovních rizik, tím více dokumentů a předpisů.
Nejjednodušší dokumentaci BOZP tak najdete v administrativně orientované firmě, která sídlí v pronajatých kancelářích.
Nejkomplikovanější dokumentaci BOZP pak bude mít například chemický závod, jehož zaměstnanci čelí vysokému riziku úrazu.
V dokumentech musíte mít pořádek: Dokumentace BOZP je zpracována většinou při zaměstnání prvního zaměstnance a je nezbytné ji průběžně aktualizovat - ať už z důvodu interně organizačního nebo třeba kvůli změnám v legislativě. K aktualizaci dokumentace většinou dochází v rámci prověrek BOZP. Dokumentace.online vám umožní snadnou aktualizaci všech dokumentů i přehledný náhled pro auditora.
Jaké všechny BOZP dokumenty musíte jako zaměstnavatel mít?
Dokumentace k objektům a pracovištím
Pokud provozujete svou činnost v nájmu, pak je pro vás hlavní nájemní smlouva. Není ale od věci si níže uvedené dokumenty vyžádat a ověřit, že je má majitel k dispozici a vy svou činnost vykonáváte v souladu s nimi.
Kolaudační souhlas
Projektová dokumentace skutečného provedení objektu
Dokumentace k řízení rizik
Jednou z hlavních preventivních povinností každého zaměstnavatele je řízení pracovních rizik. K řízení rizik je zapotřebí:
Dokumentace o provádění procesu hodnocení a řízení rizik. V praxi se tato dokumentace nazývá "registr rizik" a má formu tabulky, která obsahuje popis nebezpečí, hodnocení rizika a navržená opatření.
V systému Dokumentace.online lze přiobjednat kompletní databázi rizik a mít veškeré BOZP dokumenty pod kontrolou na jednom místě.
Dokumentace o informování o rizicích mezi zaměstnavateli. Pokud na jednom pracovišti působí zaměstnanci dvou a více zaměstnavatelů, pak jsou tito zaměstnavatelé povinni se vzájemně informovat o rizicích a přijatých opatřeních k ochraně před jejich působením a spolupracovat při zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci pro všechny zaměstnance na pracovišti.
Písemná dohoda zúčastněných zaměstnavatelů.
Dokumentace kategorizace prací
Zaměstnavatel je povinen vyhodnotit vyhláškou uvedených 13 rizikových faktorů pracovních podmínek a na základě toho zařadit práce zaměstnanců do čtyř kategorií - kategorie 1 jsou nejméně rizikové práce a kategorie 3 a 4 jsou pracemi rizikovými. O celém procesu je samozřejmě nutné vést dokumentaci:
Dokumentace o zařazení prací do kategorií
Oznámení / návrh na zařazení prací do kategorií
Souhlasné stanovisko orgánu ochrany veřejného zdraví
Protokoly o měření rizikových faktorů pracovních podmínek
Evidence rizikových prací
Dokumentace k pracovnělékařským službám
Zaměstnavatel nesmí k práci připustit zaměstnance, který by k ní nebyl zdravotně způsobilý, proto musí zaměstnavatel spolupracovat s poskytovatelem pracovnělékařských služeb a vést následnou dokumentaci:
Smlouva s poskytovatelem pracovnělékařských služeb
Žádost o lékařskou prohlídku
Lékařský posudek
Záznam o dohledu lékaře u zaměstnavatele
Dokumentace k poskytování osobních ochranných pracovních prostředků (OOPP)
Pokud není možné pracovní rizika odstranit nebo dostatečně omezit, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnancům osobní ochranné pracovní prostředky.
Hodnocení rizik pro výběr a použití OOPP
Seznam poskytovaných OOPP
Dokumentace o stanovení dalších požadavků na OOPP u zaměstnavatele
Průvodní a provozní dokumentace k OOPP
Dokumentace ke školení bezpečnosti práce
Zaměstnavatel má povinnost zajistit zaměstnancům školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, které se týkají jimi vykonávané práce a soustavně vyžadovat a kontrolovat jejich dodržování. To zahrnuje následující dokumenty:
Dokumentace o stanovení obsahu školení
Stanovení lhůt školení BOZP
Doklady o provedeném školení
Dokumentace o stanovení způsobu ověření znalostí
Doklady o provedeném ověření znalostí
Dokumentace k pracovním činnostem
Kromě vyhodnocení pracovních rizik a přijetí opatření je dále nutné zaměstnancům sdělit, jak mají dané činnosti vykonávat a to nejen s ohledem na bezpečnost.
Pracovní postupy zaměstnanců
Místní řád skladu
Dokumentace k provozovaným strojům, technickým zařízením, přístrojům a nářadí
Zaměstnavatel je povinen vést také dokumentace ke všem provozovaným strojům, technickým zařízením, přístrojům a nářadí:
Průvodní dokumentace
Provozní dokumentace
Dokumentace o určení vnějších vlivů působících na elektrická zařízení
Místní provozní bezpečnostní předpisy
Místní provozní bezpečnostní předpis zařízení pro plynulou dopravu materiálů
Jak BOZP dokumentaci spravovat?
Dříve se BOZP dokumentace samozřejmě vedla v papírové podobě a někde se s místností plnou šanonů setkáte ještě dnes. Mít BOZP dokumentaci v digitální podobě už je sice standardem, ale když je rozmístěna v různých složkách různých zaměstnanců či nedejbože pluje někde v e-mailových konverzacích, vyjde to snad ještě hůř než ty šanony.
Pořádek a přehled v BOZP dokumentaci se hodí mít nejen tehdy, když vás bude čekat audit. Pro správu firemní dokumentace si stále více firem volí službu Dokumentace.online, protože například umí:
vytvářet nové dokumenty dle předpřipravených vzorů
vytvářet vlastní vzory dokumentů
sledovat oběh dokumentů a jejich historii
zabezpečit citlivé dokumenty
fungovat na všech zařízeních
pracovat s elektronickými podpisy
zjednodušit schvalovací proces dokumentů
vytvořit náhled pro auditora
Vyzkoušejte službu Dokumentace.online na 3 měsíce ZDARMA a zjistěte, jaké to je, mít všechny firemní dokumenty konečně pod kontrolou a na jednom místě.