Funkce systému Dokumentace.online
Dokumentace.online je v první řadě systém pro řízení dokumentů, to je základní účel. Tím to však nekončí, zásadní vlastností, kterou se liší od všech konkurentů, jsou funkce vzorů a šablon, které výrazně usnadňují práci s dokumenty, jejich tvorbou a editací.
Práce s dokumenty
Dokumentace.online používá interní rozhraní vytváření a editace dokumentů. Nicméně podporuje spolupráci s drtivou většinou běžných typů dokumentů: PDF, DOCX, ODT, XLSX, CSV a další.
Vytěžování dat*
Pomocí pokročilých optických technologií je vytěžování dat snadné. Ať už chcete přenést stávající dokumentaci do elektronické podoby, nebo potřebujete průběžně ukládat nové papírové dokumenty.
Řízení cyklu oběhu dokumentů
Workflow, tedy řízení oběhu cyklu dokumentů, si můžete nastavit flexibilně tak, jak to vyhovuje zrovna vaší organizaci. Pro různé typy dokumentů můžete mít různé druhy cyklů. Systém se Vám přizpůsobí.
Databáze
Oproti jiným systémům Dokumentace.online nabízí také práci s databází. Můžete ji naplnit ručně, jednorázovým importem, nebo nechat průběžně importovat data prostřednictvím API. Následně je můžete použít k automatické tvorbě dokumentů či doplňování údajů, příloh atd.
Historie změn
U každého dokumentu přesně víte co, kdo a kdy změnil. Můžete se vracet či konkrétní historický stav použít jako výchozí pro nový dokument.
Automatické verzování
U každého dokumentu, ale i vzoru pro dokument, funguje automatické řízení verzi a revizí, které je v souladu s ISO normou. Zároveň je možné do dokumentu promítnou minulé změny.
Elektronický archiv
K dispozici máte zabezpečený elektronický archiv nejen s dokumenty vytvořenými v systému, ale také se všemi dalšími, které si do archivu nahrajete.
Místní záloha*
Přestože provádíme každodenní zálohu dat, máte kdykoliv možnost si stáhnout celý svůj archiv do svého uložiště.
Datová schránka**
Systém umožňuje oboustrannou práci s datovou schránkou, tedy přijímat i odesílat zprávy. Přijaté i odeslané dokumenty pak zůstávají k dispozici pro vyhledávání, přeposílání atd. v elektronickém archivu.
Elektronický podpis**
Dokumenty, které prostřednictvím systému Dokumentace.online vytvoříte, můžete také digitálně podepsat.
Formuláře
Kromě klasických typů dokumentů můžete vytvářet i tzv. formuláře, které mohou fungovat samostatně a sbírat do sebe data, nebo mohou sloužit jako přílohy k jiným dokumentům (např. digitální podpisový arch).
Metadata dokumentů
Ke každému dokumentu můžete přiřazovat vlastní tzv. metadata, což jsou údaje a hodnoty jako datum platnosti, termín vypršení smlouvy, jméno vlastníka či zpracovatele dokumentu. Dle těchto dat můžete dokumenty filtrovat, nebo s nimi dále pracovat.
Schvalování dokumentů
Jakýkoliv dokument v systému (směrnice, smlouva, faktura, registr rizik či cokoliv dalšího) můžete předat prostřednictvím cyklu oběhu dokumentů ke schválení konkrétní osobě či konkrétní roli v systému.
Skartační řízení / Skartační plán
Pro skartaci dokumentů si můžete nastavit libovolná pravidla, lhůty i povinnosti pro konkrétní role či pracovníky.
Zpracování e-mailů**
Tak, jak systém dokáže přijímat datové zprávy, dokáže stejně přijímat i e-maily, z nichž vytvoří PDF dokument a uloží jej do Elektronického archivu. Dokument lze přidat do konkrétního cyklu oběhu dokumentů a pracovat s ním jako s kterýmkoliv dalším dokumentem.
Elektronická podatelna**
Jelikož Dokumentace.online umí přijmout datovou zprávu, e-mail i vytěžit nascanovaný dokument, prostřednictvím cyklu oběhu dokumentů lze vytvořit konkrétní procesy a postupy, které nahradí funkci elektronické podatelny.
*) tyto funkce testujeme a budou dostupné v prvním čtvrtletí roku 2022
**) tyto funkce vyvíjíme a budou dostupné v průběhu roku 2022